Podmínky se zpracováním osobních údajů
Zásady zpracování osobních údajů
Společnost REKREACE BRDY, s.r.o., se sídlem Věšín 172, 262 43 Věšín, IČO:25054961, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 45677 (dále jen „Správce“) jakožto provozovatel rekreačního střediska Věšín zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“) a dalšími právními předpisy.
Účel a rozsah zpracování
Vaše osobní údaje Správce zpracovává pro účely uzavření smlouvy, správu smlouvy nebo jednání o smlouvě.
Dále, pokud jste host ubytovaný v rekreačním středisku, Vaše osobní údaje Správce zpracovává na základě zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákona č. 235/2004, o některých službách informační společnosti č. 480/2004 Sb.
Osobní údaje Správce zpracovává také na základě oprávněného zájmu. Oprávněný zájem Správce spatřuje především v ochraně majetku a ochraně zdraví.
Osobní údaje v rozsahu údajů jméno, příjmení, datum příjezdu, datum odjezdu, emailová adresa, telefonní číslo, adresa trvalého bydliště a datum narození mohou být zpracovávány za účelem uzavření a plnění smlouvy a za účelem uplatňování práv Správce vyplývajících ze smlouvy.
Osobní údaje v rozsahu údajů jméno, příjmení, datum příjezdu, datum odjezdu, adresa trvalého bydliště, účel pobytu, číslo občasného průkazu nebo cestovního dokladu (cestovního pasu) mohou být zpracovávány za účelem plnění povinnosti Správce uložených mu zákonem č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů.
Osobní údaje v rozsahu údajů jméno, příjmení, datum příjezdu, datum odjezdu, adresa trvalého bydliště, datum narození, číslo cestovního dokladu (cestovní pas), státní občanství, číslo víza a účel pobytu mohou být zpracovávány za účelem plnění povinností Správce dle zákona č.326/1999 Sb., o pobytu cizinců, ve znění pozdějších předpisů.
Poskytování osobních údajů třetím osobám
Správce může poskytnout osobní údaje třetím osobám pouze s Vaším souhlasem. Bez Vašeho souhlasu poskytuje Správce Vaše osobní údaje v případě, že je to nezbytné pro plnění povinností vyplývajících pro Správce z platných právních předpisů nebo pokud je to nezbytné pro plnění závazků z uzavřených smluv, objednávek, rezervací atd.
Předávání osobních údajů do třetích zemí
Správce nepředává žádné osobní údaje do třetích zemí.
Doba uchovávání osobních údajů
Vaše osobní údaje Správce uchovává pouze po nezbytně nutnou dobu a archivuje je dle zákonných lhůt, které mu ukládají právní předpisy. Osobní údaje Správce zpracovává po dobu trvání smluvního vztahu či jiného právního titulu, který mu umožňuje Vaše osobní údaje zpracovávat a dále po dobu 1 roku od ukončení smluvního vztahu. Po ztrátě zákonného důvodu provádí Správce výmaz příslušných osobních údajů. Osobní údaje, které Správce zpracovává s Vaším souhlasem (budou-li takové), uchovává Správce pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen.
Práva subjektu údajů
Právo na přístup k osobním údajům znamená, že máte právo od Správce získat informace o tom, zda zpracovává Vaše osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Máte také právo, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil na Vaši žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. Neúplné osobní údaje máte právo kdykoli doplnit.
Právo na výmaz osobních údajů představuje jinými slovy vyjádřenou povinnost Správce zlikvidovat osobní údaje, které o Vás zpracovává, pokud jsou splněny určité podmínky a Vy o to požádáte.
Máte právo, aby Správce v určitých případech omezil zpracování Vašich osobních údajů. Proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech Správce, třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, máte právo kdykoli vznést námitku.
Právo na přenositelnost údajů Vám dává možnost získat osobní údaje, které jste Správci poskytli, v běžném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje můžete následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, aby si je správci předali mezi sebou.
Právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů se neuplatní v případě, kdy Vaše osobní údaje jsou zpracovávány z důvodu plnění smlouvy nebo na základě právních předpisů či oprávněného zájmu Správce.
V případě, že budete jakkoli nespokojeni se zpracováním svých osobních údajů prováděné Správcem, může podat stížnost přímo jemu, nebo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Více informací o Vašich právech je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů. (https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276)
Kontaktní údaje Správce:
REKREACE BRDY, s.r.o., se sídlem Věšín 172, 262 43 Věšín
email: recepce@kempbrdy.cz
======================================================================
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Tel. 234 665 111, e-mail.: posta@uoou.cz
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
STANOVISKO č. 7/2012
březen 2012 (původně K problémům z praxe 4/2005), aktualizace únor 20141
Evidence ubytovaných osob
Odpověď na otázku, jakým povinnostem podléhají ubytovatelé z hlediska zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), zda a v jakém rozsahu mohou či musejí zpracovávat bez souhlasu ubytovaných hostů jejich osobní údaje, je třeba rozdělit na dvě části podle dvou kategorií subjektů údajů - cizinců a tuzemských hostů. U každé z těchto dvou kategorií fyzických osob je totiž nutno převážně vycházet z odlišné právní úpravy.
Pokud jde o cizince, je povinnost evidovat jejich osobní údaje v domovní knize stanovena ubytovateli § 101 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o pobytu cizinců“). Rozsah údajů zapisovaných do domovní knihy je tímto ustanovením vymezen takto:
- jméno a příjmení ubytovaného cizince,
- den, měsíc a rok narození,
- státní občanství,
- číslo cestovního dokladu,
- počátek a konec ubytování.
Domovní kniha je pro účely kontroly policií, podle § 101 odst. 2 tohoto zákona, vedena v písemné podobě, digitalizovaná podoba je pro účely kontroly vyloučena. Postupuje-li ubytovatel v souladu s těmito ustanoveními, provádí zpracování osobních údajů stanovené zvláštním zákonem, pro které není třeba souhlasu subjektu údajů a které nepodléhá oznamovací povinnosti podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů.
Složitější je situace s evidencí tuzemských hostů ubytovacího zařízení. Povinnost vést ubytovací knihy s údaji tuzemských hostů v minulosti vycházela ze zákona č. 135/1982 Sb., o hlášení a evidenci pobytu občanů. Tento zákon však byl zrušen a nahrazen zákonem č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel). Zákon o evidenci obyvatel již neobsahuje údaj "přechodný pobyt" a také neukládá ubytovatelům povinnost vést pro české a některé další občany ubytovací knihy při jejich pobytu.
Jak u tuzemských hostů, tak u cizinců však povinnost ubytovatele zpracovávat jejich osobní údaje vychází ze zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích (dále jen „zákon o místních poplatcích“), a to v případech, kdy ubytovatel vybírá pro obec poplatek za rekreační a lázeňský pobyt nebo sám platí poplatek z ubytovací kapacity.
Upravit podrobnosti o zavedení a vybírání místních poplatků obecně závaznou vyhláškou je právem obce, stanoveným zákonem o místních poplatcích. Tento zákon stanoví, které místní poplatky může obec zavést. Takovými poplatky jsou i poplatek za lázeňský a rekreační pobyt podle § 1 písm. b) a poplatek z ubytovací kapacity podle § 1 písm. e) citovaného zákona o místních poplatcích. V § 3 tohoto zákona je pak stanoveno, které fyzické osoby poplatku za lázeňský a rekreační pobyt podléhají, které jsou od tohoto poplatku osvobozeny, a také to, že poplatek pro obec vybírá ubytovatel, kterým je fyzická nebo právnická osoba, která přechodné ubytování poskytla. V § 7 zákona o místních poplatcích je dále stanoveno, které ubytovací kapacity nepodléhají poplatku z ubytovací kapacity, vybíraného v lázeňských místech nebo místech soustředěného turistického ruchu.
Ubytovatel je podle § 3 odst. 4 zákona o místních poplatcích povinen vést v písemné podobě evidenční knihu, do které zapisuje:
- dobu ubytování,
- účel pobytu,
- jméno, příjmení, adresu místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí a
- číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu fyzické osoby, které ubytování poskytl.
Zápisy do evidenční knihy musejí být vedeny přehledně a srozumitelně. Tyto zápisy musejí být uspořádány postupně z časového hlediska. Evidenční knihu ubytovatel uchovává po dobu 6 let od provedení posledního zápisu. Zpracování osobních údajů v evidenční knize se řídí zvláštním právním předpisem, kterým je zákon o ochraně osobních údajů.
Citovaným ustanovením stanovený údaj o účelu pobytu je přitom nutné při zápisu do evidenční knihy formulovat pouze tak, jak vyplývá z ustanovení § 3 odst. 1 zákona o místních poplatcích: „Poplatek za lázeňský nebo rekreační pobyt platí fyzické osoby, které přechodně a za úplatu pobývají v lázeňských místech a v místech soustředěného turistického ruchu za účelem léčení nebo rekreace, pokud tyto osoby neprokáží jiný důvod svého pobytu.“
Osoby, které mají jiný důvod pobytu (např. služební cesta), poplatek neplatí, a uvedení tohoto jiného účelu, je tedy v jejich zájmu. U osob, které poplatek platí, je možné uvádět pouze zákonem stanovený účel „léčení nebo rekreace“. Takto formulovaný účel by měl být zaznamenán u všech plátců poplatku, bez dalšího rozlišení, zda jde o „léčení“ nebo „rekreaci“. Samotný údaj „léčení“ ve spojení se zdravotní specializací lázeňského místa by v některých případech mohl být citlivým údajem vypovídajícím o zdravotním stavu ubytovaného. Zpracování tohoto citlivého údaje zákonem o místních poplatcích výslovně stanoveno není a vzhledem k jednotné sazbě za lázeňský i rekreační pobyt podle § 3 odst. 5 zákona o místních poplatcích ani není nutné.
Jakékoliv konkrétnější stanovení účelu pobytu v evidenční knize neodpovídá účelu stanovenému zákonem o místních poplatcích, a je tak v rozporu s ustanovením § 5 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů.
Údaje, které zákonem o místních poplatcích stanoveny nejsou, tedy datum narození a rodné číslo ubytovaného, ubytovatel ani obecní úřad vyžadovat pro zápis do knihy nemůže. Podle zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, může obec požadovat rodné číslo plátce poplatku. Tím však není ubytovaný, ale podle § 3 odst. 3 zákona o místních poplatcích fyzická nebo právnická osoba, která přechodné ubytování poskytla. Může tedy být požadováno pouze rodné číslo ubytovatele, který je fyzickou osobou.
Ubytovatel je povinen vést evidenční knihu i u poplatku z ubytovací kapacity podle § 7 zákona o místních poplatcích, obdobně jako u poplatku za lázeňský nebo rekreační pobyt, s výjimkou údaje o účelu pobytu.
I v místech, kde poplatek podle zákona o místních poplatcích vybírán není, je však identifikace objednatele služby - fyzické osoby nezbytná pro uzavření a plnění smlouvy o ubytování podle §§ 2326 - 2331 Občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.). K identifikaci s přihlédnutím k dikci § 3019 Občanského zákoníku v tomto případě postačují údaje v rozsahu: jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu a datum narození. Současně lze v této souvislosti zpracovávat také údaje o datu zahájení a ukončení pobytu, částce za ubytování a služby s ubytováním spojené, ve smyslu § 2326 Občanského zákoníku. Uvedené osobní údaje je možné zpracovávat bez souhlasu subjektu údajů podle § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů jako údaje nezbytné pro plnění smlouvy o ubytování a také s ohledem na ochranu práv ubytovatele ve smyslu § 5 odst. 2 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů. V případě, že je na základě smlouvy s objednatelem ubytování a služeb s ním spojených ubytováno více osob, které neplatí poplatek podle zákona o místních poplatcích, postačuje zpracování osobních údajů pouze objednatele – fyzické osoby a počet dalších ubytovaných osob. Je-li objednatelem každá z těchto osob individuálně, poskytují výše uvedené identifikační údaje všechny ubytované osoby.
Závěr
Z hlediska zákona o ochraně osobních údajů je ubytovatel správcem osobních údajů, na kterého se vztahuje řada povinností, které obsahuje zejména ustanovení § 5 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů. Vedle toho je pro plnění některých povinností ubytovatele možné aplikovat liberační ustanovení. Například pro plnění oznamovací povinnosti podle § 16, lze aplikovat liberační ustanovení § 18 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů, a to proto, že zpracování osobních údajů je ubytovateli uloženo jako zákonná povinnost podle § 3 odst. 4 resp. § 7 odst. 3 zákona o místních poplatcích, resp. § 101 zákona o pobytu cizinců, nebo je v nezbytném rozsahu třeba k uplatnění práv vyplývajících ze zákonných ustanovení o smlouvě o ubytování. Zpracování osobních údajů v těchto evidenčních knihách dále nepodléhá ani požadavku § 5 odst. 2, že lze osobní údaje zpracovávat pouze se souhlasem subjektu údajů, a to proto, že se pro oprávnění správce aplikuje výjimka obsažená v ustanovení § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů. Naopak však správce vždy musí dodržet informační povinnost vůči subjektu údajů, kterou má podle § 11 odst. 1 a 2 zákona o ochraně osobních údajů.
Je však třeba současně zdůraznit, že přiřazování jakýchkoli dalších osobních údajů nad uvedený rozsah či jejich zpracování k jiným účelům, než ke kterým byly údaje shromážděny, tedy účelům nezbytným pro plnění povinností a uplatnění práv ubytovatele, a to jak v případě cizinců, tak tuzemských hostů, způsobuje, že evidence ubytovaných osob podléhá povinnosti získat souhlas subjektu údajů i oznamovací povinnosti.
======================================================================
